Wat is een virtueel assistent?

Wat is een virtueel assistent?

Voordeel of niet?

In januari 2016 ben ik begonnen met de opleiding tot Virtueel Assistent. Ik ben namelijk van mening dat ‘de secretaresse’ in sommige bedrijfstakken straks niet meer bestaat. Managers zijn meer op zoek naar een assistent, dan naar een secretaresse. Een secretaresse wordt vaak gezien als ‘tikgeit’ en niet als een extra verlengstuk van de manager. Sommige managers kunnen taken niet delegeren en willen alles zelf blijven doen, omdat ze van mening zijn dat ze het beter en/of sneller kunnen, dan wanneer ze het uitleggen en voortaan die taken bij hun secretaresse neer kunnen leggen. Op die manier zou hij/zij juist kunnen zorgen voor meer verlichting van jouw werkzaamheden als manager en dus bespaart het je ook tijd. Tijd die je nu eigenlijk niet hebt.

Ook zag ik dat meer ZZP-ers, die bewust voor zichzelf zijn begonnen, eigenlijk overlopen in hun werk. Ze maken steeds langere dagen en stevenen (misschien) wel af op een burn-out. Ik vraag me dan af: ‘Ben je daarom voor jezelf begonnen?’ Nee toch?! Je wilde misschien wel jouw werk op jouw eigen manier invullen qua tijd, maar wellicht ook hoe om te gaan met bepaalde zaken en/of relaties. Maar ja, lukt je dat nu ook? Nu, nu je misschien wel werkweken maakt van 60 of meer dan 100 uur? Sommige mensen zeggen dan; “Dat hoort er nu eenmaal bij als ondernemer!” In zekere zin is dat ergens waar, maar wat als je de werkzaamheden die je echt niet leuk vindt om te doen en die wel horen bij het ondernemerschap, je alleen maar uit blijft stellen en dus  niet gebeuren? Wat als je die taken nu kan uitbesteden aan iemand anders? Sommige geven wel aan dat ze dat HEERLIJK zouden vinden, maar ze zijn eigenlijk (nog) niet toe aan personeel. Sommige ondernemers willen bewust geen personeel in dienst nemen. De uitspraak: ‘Ik wens je veel personeel toe’, zegt natuurlijk voldoende. Met personeel is er namelijk altijd wel iets; de een heeft last van dit, de ander zit met de thuissituatie (kinderen/partner), dan is er weer iemand (langdurig) ziek, de ander raakt na een paar jaar zwanger en zijn daardoor geruime tijd uit de werkroulatie. De ander kan niet akkederen met een collega. Weer iemand anders functioneert niet naar behoren en ga zo maar door. Zo is er dus altijd wel iets. Sommige ondernemers vragen zich dan ook af; ‘Kan er ook een jaar voorbij gaan zonder dat er qua personeel iets gebeurd?’ ‘Kan het bedrijf het jaar uitzingen met hetzelfde team?’ Het kan je soms echt kopzorgen geven? Begrijpelijk dat sommige ondernemers daar niet op zitten te wachten en blijven dus alleen. Maar hoe krijg je dan toch alles gedaan?
Dat kan door het inzetten van een Virtueel Assistent? Maar wat is een virtueel assistent hoor ik je denken en wat kan hij/zij voor mij betekenen? Ik krijg die vraag ook geregeld, wanneer ik zeg dat ik die stap heb gezet.

Wat is een virtueel assistent?

De term ‘virtueel assistent’ komt oorspronkelijk uit de Verenigde Staten en betekent volgens Wikipedia: A virtual assistant (typically abbreviated to VA, also called a virtual office assistant) is generally self-employed and provides professional administrative, technical, or creative (social) assistance to clients remotely from a home office.

Met andere woorden: een virtueel assistent is een professional die virtueel werkt. Dat betekent dat hij/zij vanuit een eigen (thuis)kantoor zelfstandig ondernemers ondersteunt. Hij/zij kan dus werken vanuit een flex werkplek, maar ze kan ook werken vanaf het strand van één of ander heerlijk tropisch eiland. Een virtueel assistent kan werken vanuit elke plek zolang er (werkend) WIFI is. De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse taken of specifieke projecten en is degene die het werk daadwerkelijk uitvoert.

De VA is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar/zijn eigen werk en zorgt dat de eigen taken en projecten tijdig en op een goede wijze worden uitgevoerd.

Het doel van een VA is de zelfstandig ondernemer te ontzorgen zodat hij/zij niet langer bezig is met allerlei taken waar eigenlijk helemaal geen tijd voor is. De valkuil van zelfstandig ondernemers is dat ze teveel zelf (willen) doen.

Of je nu net begonnen bent als zelfstandig ondernemer of je bent al een tijdje bezig, je bent tot de conclusie gekomen dat je echt niet alles zelf kunt doen. Ook jij hebt maar 24 uur per dag en 7 dagen in de week en wellicht heb je ook nog een gezin en vrienden die aandacht van jou verdienen.

Om als zelfstandig ondernemer te blijven groeien en daarbij je privé leven niet uit het oog te verliezen, zal je een team van betrouwbare en gekwalificeerde personen om je heen moeten verzamelen. Een virtueel assistent is daar één van. Het is slim om tijdig een (of meerdere) VA(‘s) in te huren om de groei van je bedrijf te stroomlijnen. Een goed gekwalificeerde VA zoeken hoeft niet moeilijk te zijn, maar je moet over een aantal dingen nadenken voordat je aan de zoektocht kunt beginnen.

Een virtueel assistent biedt diensten als dagelijks management, financiën, statistieken bijhouden/resultaten meten, communicatie, sales, diensten/producten leveren, customer support, web design, vertalingen, grafische werkzaamheden, data entry, online marketing, etc. Elke virtueel assistent biedt diensten vanuit haar/zijn eigen specialisatie, niemand kan goed zijn in alles, toch?

Groot voordeel van een virtueel assistent is, dat ook zij een zelfstandig ondernemer is. Jij hoeft niet te betalen voor een kantoorruimte of overige personeelskosten. Overige kosten waar jij geen rekening mee hoeft te houden zijn: hardware ( een virtueel assistent koopt haar eigen computer en printer), ziektekosten, vakantiedagen, ziekte verzuim, pensioen, verzekeringen, premies, etc.

Zoals je kunt lezen zijn er nog al wat voordelen als je ervoor kiest taken uit te besteden aan een virtueel assistent. Maar welke taken kun je eigenlijk uit besteden aan iemand die niet fysiek aanwezig is bij jou op kantoor?

Je leest het in mijn volgende blog: Welke taken kun je uitbesteden aan een virtueel assistent?